BTW Overzicht Maken voor je Aangifte
Maak een helder overzicht van je verkoop-BTW, voorbelasting en bedragen per tarief voordat je BTW-aangifte doet.
Kort antwoord: zo ziet een goed BTW overzicht eruit
Een bruikbaar BTW overzicht laat per aangifteperiode zien hoeveel BTW je hebt berekend aan klanten, hoeveel BTW je mag terugvragen op zakelijke kosten en welk bedrag je uiteindelijk moet betalen of terugkrijgt.
Voor de meeste kleine ondernemers is een overzicht met twee delen voldoende: een verkoopoverzicht en een inkoopoverzicht. Daarna tel je de bedragen per BTW-tarief op. Zo voorkom je dat 21%, 9%, 0% en vrijgestelde omzet door elkaar lopen.
Heb je alleen een los bedrag nodig? Gebruik dan eerst de BTW calculator. Wil je juist een volledig kwartaal of maand voorbereiden, dan is deze pagina bedoeld voor het maken van een compleet BTW overzicht met controlekolommen.
Wanneer heb je een BTW overzicht nodig?
Een BTW overzicht is vooral nuttig als je meer wilt doen dan één bedrag uitrekenen. Denk aan een zzp'er die elk kwartaal facturen verzamelt, een webshopeigenaar met meerdere BTW-tarieven of een dienstverlener die verkoopfacturen en zakelijke kosten wil controleren voordat de aangifte wordt ingediend.
Het overzicht is geen vervanging voor je boekhouding, maar een controlelaag. Je ziet snel of alle facturen zijn meegenomen, of het juiste BTW-tarief is toegepast en of de voorbelasting logisch aansluit op je kosten. Daardoor wordt je BTW-aangifte minder afhankelijk van losse berekeningen of bedragen die uit verschillende documenten komen.
ZZP en kleine onderneming
Gebruik het overzicht om verkoopfacturen, zakelijke kosten en creditnota's per kwartaal bij elkaar te zetten.
Webshop of gemengde omzet
Houd 21%, 9%, 0% en vrijgestelde omzet apart, vooral wanneer producten of diensten verschillende tarieven hebben.
Aangiftecontrole
Controleer de totalen voordat je ze overneemt in Mijn Belastingdienst Zakelijk of je boekhoudsoftware.
Welke kolommen zet je in een BTW overzicht?
Begin met vaste kolommen, zodat je later makkelijk kunt filteren, optellen en controleren.
| Kolom | Waarom nodig? | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Datum | Bepaalt in welke aangifteperiode de factuur valt. | 15-03-2026 |
| Factuurnummer | Maakt controle en terugzoeken in je administratie mogelijk. | 2026-031 |
| Relatie | Laat zien of het om een klant of leverancier gaat. | Klant BV |
| Type | Splitst verkoopfacturen, inkoopfacturen en creditnota's. | Verkoop |
| Bedrag excl. BTW | Basisbedrag voor je omzet of kosten. | € 1.000,00 |
| BTW-tarief | Nodig om 21%, 9%, 0% en vrijgesteld apart te houden. | 21% |
| BTW-bedrag | Bedrag dat je afdraagt of als voorbelasting verwerkt. | € 210,00 |
| Bedrag incl. BTW | Controleert of het overzicht aansluit op bank en factuur. | € 1.210,00 |
| Periode | Voorkomt dat facturen in het verkeerde kwartaal belanden. | Q1 2026 |
BTW overzicht maken in 5 stappen
Deze werkwijze past bij Excel, Google Sheets en de meeste boekhoudexports.
Verzamel facturen
Neem alle verkoopfacturen, inkoopfacturen en creditnota's van dezelfde aangifteperiode op.
Splits verkoop en inkoop
Zet verkoop-BTW en voorbelasting apart. Dat maakt de eindcontrole veel eenvoudiger.
Groepeer per tarief
Tel bedragen op per 21%, 9%, 0% en vrijgestelde omzet. Meng tarieven niet in dezelfde regel.
Bereken het saldo
Trek de voorbelasting af van de af te dragen BTW over je verkopen.
Controleer verschillen
Vergelijk totalen met facturen, bankmutaties en je boekhoudpakket voordat je aangifte doet.
Voorbeeld: kwartaaloverzicht voor BTW-aangifte
Onderstaand voorbeeld laat zien hoe je de eindtotalen kunt samenvatten. De exacte aangiftevelden kunnen per situatie verschillen, maar de logica blijft hetzelfde: verkoop-BTW min voorbelasting.
Werk je met gemengde omzet, buitenlandse klanten of bijzondere regelingen? Houd die posten apart, zodat je ze niet per ongeluk in de standaardregels optelt.
Moet je BTW uit een totaalbedrag halen omdat een bon alleen inclusief BTW toont? Gebruik dan de uitleg voor omgekeerd BTW berekenen en neem daarna zowel het exclusieve bedrag als het BTW-bedrag op in je overzicht.
| Categorie | Omzet/kosten excl. BTW | BTW |
|---|---|---|
| Verkoop 21% | € 8.000,00 | € 1.680,00 |
| Verkoop 9% | € 1.500,00 | € 135,00 |
| Verkoop 0% / verlegd | € 700,00 | € 0,00 |
| Inkoop met voorbelasting | € 2.200,00 | - € 462,00 |
| Te betalen BTW | € 1.353,00 |
Verkoop-BTW en voorbelasting apart houden
De belangrijkste fout in een BTW overzicht is dat ontvangen BTW en betaalde BTW in één totaal verdwijnen. Verkoop-BTW hoort bij facturen die jij aan klanten stuurt. Voorbelasting hoort bij zakelijke kosten waarop BTW staat die je in veel gevallen mag aftrekken.
Maak daarom minimaal twee tabbladen of twee duidelijke blokken. In het verkoopdeel staan omzet, tarief en berekende BTW. In het inkoopdeel staan kosten, leverancier, tarief en betaalde BTW. Het eindsaldo bereken je pas nadat beide delen gecontroleerd zijn.
Gebruik je Excel of Google Sheets? Dan kun je met filters of draaitabellen totalen per tarief maken. Voor concrete formules kun je de aparte handleiding BTW berekenen in Excel gebruiken; deze pagina blijft gericht op de structuur van je aangifte-overzicht.
| Onderdeel | Wat zet je erin? | Controle |
|---|---|---|
| Verkoop-BTW | Facturen aan klanten, omzet excl. BTW en berekende BTW. | Sluit aan op factuurnummers en omzetrapport. |
| Voorbelasting | Zakelijke inkoopfacturen en BTW op kosten. | Alleen opnemen als de factuur zakelijk en compleet is. |
| Creditnota's | Correcties op eerdere verkoop- of inkoopfacturen. | Negatief verwerken in dezelfde categorie. |
| Bijzondere posten | 0%, verlegd, buitenland, vrijgesteld of KOR-gerelateerd. | Apart houden en niet mengen met standaard 21% of 9%. |
Wat doe je met 0%, vrijgesteld, verlegd en buitenlandse facturen?
Niet elke regel in je administratie levert direct een BTW-bedrag op. Toch horen deze posten vaak wel in je overzicht, omdat ze verklaren waarom omzet niet tegen 21% of 9% is geboekt. Maak daarom een aparte kolom voor de BTW-status: belast, 0%, verlegd, vrijgesteld of buitenlands.
Bij 0% omzet bereken je geen BTW aan je klant, maar de omzet kan nog steeds relevant zijn voor je aangifte of administratie. Bij vrijgestelde prestaties is de behandeling anders: je brengt geen BTW in rekening en de aftrek van voorbelasting kan beperkt zijn. Bij verlegde BTW moet duidelijk zijn naar wie de BTW is verlegd en waarom.
Voor internationale facturen, platformverkopen of situaties rond de kleineondernemersregeling is een standaard spreadsheet vaak niet genoeg. Houd deze regels apart en laat ze controleren als je twijfelt. Zo blijft je BTW overzicht bruikbaar zonder dat je complexe posten verstopt tussen normale binnenlandse facturen.
Aanbevolen extra kolommen
- BTW-status: belast, 0%, verlegd of vrijgesteld.
- Land klant of leverancier bij buitenlandse transacties.
- Betaalstatus voor aansluiting met bankmutaties.
- Bronbestand of mapnaam voor snelle bewijscontrole.
- Opmerking bij twijfelposten of handmatige correcties.
Controlelijst voor je aangifte
- Alle facturen vallen in dezelfde aangifteperiode.
- Creditnota's zijn als negatieve bedragen verwerkt.
- 21%, 9%, 0% en vrijgesteld staan apart.
- Voorbelasting is alleen opgenomen voor zakelijke kosten.
- Totalen sluiten aan op facturen en bankmutaties.
- Bij twijfelposten is een aparte notitie toegevoegd.
Veelgemaakte fouten
- Bedragen inclusief en exclusief BTW door elkaar gebruiken.
- Inkoop-BTW optellen bij verkoop-BTW in plaats van aftrekken.
- Een factuurdatum gebruiken zonder de aangifteperiode te controleren.
- Buitenlandse facturen automatisch als normale Nederlandse BTW boeken.
- Kleine afrondingsverschillen niet verklaren in het overzicht.
Handige hulpmiddelen bij je BTW overzicht
Gebruik bestaande pagina's voor losse berekeningen en tariefcontrole.
Officiële bronnen om je overzicht te controleren
BTW-regels kunnen per situatie verschillen. Gebruik je overzicht daarom als werkdocument en controleer de actuele regels bij officiële bronnen voordat je aangifte doet.
Btw-aangifte doen en betalen
Controleer aangiftetijdvakken, betaalmomenten en aandachtspunten voor ondernemers.
Belastingdienst aangifteBTW-tarieven en vrijstellingen
Controleer wanneer 21%, 9%, 0% of een vrijstelling van toepassing is.
Belastingdienst tarievenVeelgestelde vragen over een BTW overzicht maken
Antwoorden op praktische vragen rond Excel, aangifte en controle.
Losse BTW-bedragen controleren?
Gebruik de calculator om bedragen uit je overzicht snel na te rekenen.
Open BTW Calculator